SISTEM INFORMASI MANAJEMEN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN YOGI SYAMRIADI P056132972.49E

// November 22nd, 2013 // Uncategorized

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN

 DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc

 

Disusun Oleh : YOGI SYAMRIADI  P056132972.49E

Jakarta, 22 Nopember 2013

 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

DAFTAR ISI

 

BAB 1. PENDAHULUAN.. 1

1.1        LATAR BELAKANG.. 1

1.2        PERUMUSAN MASALAH.. 2

1.3        TUJUAN.. 3

BAB 2. TINJAUN PUSTAKA.. 4

2.1        SISTEM INFORMASI MANAJEMENaanaasasa. 4

2.2        KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN.. 5

2.3        IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS. 8

BAB 3. PEMBAHASAN.. 11

3.1      KEUNTUNGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI 11

3.2      KESUKSESAN SISTEM INFORMASI 12

3.3      KEGAGALAN SISTEM INFORMASI 15

3.4      SOLUSI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI 17

BAB 4. PENUTUP. 18

4.1        KESIMPULAN.. 18

4.2        SARAN.. 18

DAFTAR PUSTAKA.. 20

 

 

 

 

 

========================================================================================================================================================

 

 

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Menghadapi persaingan industri yang semakin berkembang, menuntut suatu perusahaan untuk memiliki suatu sistem informasi yang mampu untuk menciptakan dan memanipulasi informasi internal dan eksternal secara efektif, sehingga manajemen memiliki pengetahuan untuk mendeteksi secara efektif kapan perubahan kondisi membutuhkan tanggapan strategi. Dalam menghadapi banyaknya tantangan dalam industri, maka perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem informasi.

Penggunaan sistem informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi sebuah perusahaan di dunia bisnis, serta teknologi informasi yang diimplementasikan dengan tepat dapat menjadi faktor kunci keberhasilan bisnis mereka.  Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor yang dapat menghambat atau melancarkan penerapan sistem informasi tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai faktor-faktor yang dapat memperlancar atau menghambat pengintegrasian sistem informasi ke dalam perusahaan.

Sistem informasi itu sendiri bermanfaat antara lain: untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data, kemudian dapat mempermudah pengambilan keputusan, mengidentifikasi masalah, peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem informasi Manajemen (“SIM”) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintergrasi dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan. Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan, pengendalian kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya.

Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan adalah pelaksanaan yang efektif dari teknlogi informasi, karena memerlukan orang untuk memahami, menyerap, dan beradaptasi dengan persyaratan baru. Banyak yang mengatakan bahwa orang menyukai kemajuan tetapi membenci perubahan. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor dan customer.  Sistem informasi bagi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap adalah ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.

Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan prilaku dan organisasional. Oleh karena itu, dampak utama dari teknologi informasi dimediasi oleh sejumlah faktor, banyak yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan perilaku manusia. Saat ini hampir semua perusahaan melakukan investasi / implementasi teknologi informasi, untuk menunjang bisnis mereka. Tidak sedikit perusahaan yang melakukan implementasi hanya sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi teknologi informasi tersebut sehingga menyebabkan kegagalan dalam implementasinya. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang mampu merasakan manfaat melalui penerapan teknologi informasi sebagai penunjang bisnis mereka.

Dengan demikian, makalah ini akan membahas lebih lanjut mengenai “Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Kesuksesan dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi di Suatu Perusahaan”.

 

1.2  PERUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas, maka dalam makalah kajian kali ini penulis akan mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan sebagai berikut :

 

  1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen dan apa saja komponen komponennya? Kemudian bagaimana keterkaitan antara sistem informasi manajamen dengan proses bisnis suatu perusahaan?
  2. Apakah faktor-faktor partisipasi, komunikasi pemakai, dukungan manajemen puncak, kompleksitas sistem dan struktur organisasi secara signifikan berpengaruh terhadap efektifitas dalam pengembangan sistem informasi perusahaan?
  3. Apa saja solusi yang bisa dijalankan untuk menanggulangi hambatan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan?

 

1.3  TUJUAN

Tujuan penulisan makalah ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk :

  1. Mengkaji keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan.
  2. Mengindentifikasi berbagai faktor pendukung dalam kesuksesan maupun kegagalan terhadap penerapan dan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan.
  3. Menemukan solusi untuk faktor-faktor penghambat terhadap pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan dan memberikan masukan bagi para pengembang sistem informasi.

 

 

 

 

 

BAB 2. TINJAUN PUSTAKA

2.1  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bias dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).

 

Sementara itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki definisi sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk  memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

 

Adapun tujuan umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu :

  • Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
  • Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar.

 

Keempat tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja.

 

Semua sistem Informasi memiliki tiga unsur atau kegiatan utama, yaitu (Ismail, 2004) :

  • Menerima data sebagai masukan (input).
  • Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
  • Memperoleh informasi sebagai keluaran (output).

 

2.2  KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen system informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar berikut :

 

Gambar 2.1. Komponen Sistem Informasi

Prinsip utama perancangan SIM: harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

  • Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

  • Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  • Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

  • Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

  • Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

  • Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

  • Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

  • Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

  • Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

 

2.3  IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (“IPO”). Siklus IPO menggambarkan bagaimana system memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output.

 

Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian

utama dari sistem informasi:

  • Data yang mendukung informasi
  • Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
  • Orang  yang  membuat  produk,  memecahkan  masalah,  membuat keputusan dan

menggunakan sistem informasi

 

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu :

1. Mendukung proses bisnis dan operasional.

2. Mendukung pengambilan keputusan.

3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem

Informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada gambar  sebagai berikut (O’Brien, 2005).

Gambar 2.2. Siklus Sistem Informasi

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.

  1. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
  2. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
  3. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :

  1. Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
  2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
  3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.

 

Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap  sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya,

meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan (R. E. Indrajit, 2000).

 

BAB 3. PEMBAHASAN

Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.

 

3.1 KEUNTUNGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

a)      Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

b)     Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

c)      Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

 

3.2 KESUKSESAN SISTEM INFORMASI

Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. System Development Lyfe Cycle adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

  1. Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi
  2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan
  3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi
  4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
  5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
  6. Merancang sistem informasi baru
  7. Membangun sistem informasi baru
  8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
  9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan

System Development Lyfe Cycle (“SDLC”) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.

Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah.

  1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan
  2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek system
  3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi
  4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan
  5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat
  6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi system.

Gambar 3.1. SDLC

Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi.

  1. Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.  Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

 

  1. Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

 

  1. Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

 

  1. Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.

 

3.3  KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999):

 

  1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.

  1. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan

Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan.

  1. Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan teknologi informasi dan kurangnya inisiatif dan keaktifan sumber  daya manusia (“SDM”) dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang teknologi informasi -nya masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi teknologi informasi, padahal SDM tersebut belum mampu.

  1. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.

  1. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan.

 

3.4 SOLUSI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Telah dipaparkan bahwa resiko kegagalan pembangunan dan penerapan sistem informasi bagi perusahaan berkemungkinan besar terjadi, namun hal tersebut dapat dilakukan pencegahannya. Seperti pada sub-bab kesuksesan system informasi yakni menggunakan metode SDLC. Dengan menggunakan metode tersebut dapat meminimalisisr terjadinya kegagalan tersebut.

Kemudian faktor diluar itu juga dibutuhan kerjasama tim dari sumber daya manusia perusahaan tersebut, Sehingga adanya proses evaluasi dari programmer ataupun user dapat bersinergis. Dapat kita katakana bahwa userlah yang harus merasa dilayani oleh system informasi tersebut namun programmer sebagai maker tak luput dari pengetahuan aktivitas bisnis user.

 

 

 

 

BAB 4. PENUTUP

4.1  KESIMPULAN

Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Supaya dapat berhasil dengan baik maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik.

Kesimpulan dari uraian hasil dan pembahasan pada makalah ini ialah terdapat beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi di suatu perusahaan Beberapa faktor tersebut ialah: keterlibatan pengguna, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan, inkompetisi secara teknologi, dan harapan yang nyata serta faktor-faktor lainnya.

Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan beretika.

4.2  SARAN

Pengembangan atau penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan, apabila tidak sesuai dengan kebutuhan perusahan akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang akan menyababkan kerugian perusahaan. Agar hal seperti itu terhindar, perusahaan melakukan perencanaan sebaik-baiknya, kemudian menetapkan standar baku atas perencanaan tersebut, perlunya sinergi antara users dan programmer  memungkin meminimalisasi kegagalan system.

Motivasi setiap individu dan pemilihan komponen system yang baik juga menjadi dasar penerapan system, tak luput juga dari proses evaluasi secara terus-menerus untuk menciptakan system informasi yang going concern.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.

Kroenke, David M. 1994. Management Information System. McGraw Hill

O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA.

 O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, JA and George Marakas  2009. Management Information Sistem. Ninth   Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.

O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.

Windarto, A. 2003. Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.

http://antho-765.mhs.narotama.ac.id/2012/06/13/jawaban-uas-semester-genap-20112012-sistem-informasi-fe-reguler-a/

http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/25/faktor-penyebab kegagalan keberhasilan-sistem-informasi-perusahaan-jawaban-uat-sim-no-2/

http://yuliagroups.wordpress.com/system-development-life-cycle-sdlc/

Ariefiani R.  2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaanhttp://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Skip to toolbar